Inbox leeghouden

In het kader van Getting Things Done (GTD) probeer ik al ruim een week mijn email-inbox helemaal leeg te houden. Leeg als in: nul mails in de inbox. De enige mail die in de inbox mag zitten is mail die ik nog niet heb gezien. Mail die bijvoorbeeld binnenkomt terwijl ik dit tiep.

Telkens als ik mijn mail open, loop ik gelijk door de mailtjes heen en archiveer ze en maak ik er direct een filter voor, zodat een soortgelijke mail direct gearchiveerd wordt. Of geef antwoord en/of doe er iets mee natuurlijk. En dat gaat steeds makkelijker. Ik geloof dat ik in tijden niet meer zo weinig tijd aan mail kwijt ben geweest. De truc is het gebruik van filters. Uiteraard gebruikte ik al filters om spam uit het zicht te houden en om mails van diverse discussielijsten direct in mappen op te bergen, maar sinds anderhalve week gebruik ik ze ook voor het schoonhouden en beter archiveren. Immers: een mail die (exact) overeenkomt met een mail die ik eerder al als onbelangrijk aanmerkte, is dat zeer waarschijnlijk weer: waarom weer tijd steken aan zo een mail?Bij iedere nieuwe mail in mijn inbox bedenk ik me: is dit een niet-uniek bericht? Zo ja, dan kan ik direct een filter aanmaken. Eventueel ook direct een mapje erbij. Zo gaan alle flickr, twitter, hyves etc mail direct naar Privé » Social.Niet-unieke berichten zijn bijvoorbeeld uitnodigingen of krabbels van hyves vriendjes, nieuwsbrieven, mailinglijsten, automatische notificaties enzovoort. Als ik zin, of tijd heb, loop ik die mails eens door, om te zien of er iets tussen zit dat van belang is. Inmiddels heb ik bijna 100 filters, maar komt er minder dan 5% van alle mail in mijn inbox terecht. De rest gaat gelijk naar de goede plek. Voor later, voor ooit, of voor nooit.

Als het een uniek bericht is, het tegenovergestelde van een niet-uniek bericht, dus, dan vraag ik me het volgende af: moet ik hier nú iets mee, of kan dit wachten. Een offerteaanvraag kan wel wachten tot morgen of vanavond. Een hulpkreet van een klant die een plaatje moet uploaden, maar waar dat niet lukt, moet meteen. Als het antwoorden van de mail langer dan 2 minuten gaat duren (bijvoorbeeld omdat ik iets moet opzoeken, of moet ontwikkelen) dan gaat er een kattebel terug met “ik ben hiermee bezig, kom er voor XX op terug”; De mail gaat dan net als de mails hieronder in het archief of naar de kalender.

Mails die wél even kunnen wachten gaan ófwel in mijn algemene Getting Things Done Next Actions lijst, of sleep ik naar mijn kalender. Dat laatste als ik iets met die mail moet vóór of op een bepaalde tijd. Mails die direct antwoord behoeven beantwoord ik natuurlijk direct. Het blijkt dat dit er bijna altijd minder dan tien op een dag zijn; voor iemand die primair via internet werkt is dat erg weinig. Op deze manier kan ik aan de ene kant de belangrijke mails veel sneller beantwoorden, terwijl ik aan de andere kant de minder belangrijke mails niet vergeet. Edit: hieronder is een schema van dit procesje.