De kunst van het goed mailen

E-mailen is een kunst. Eentje die maar heel weinig mensen goed onder de knie lijken te hebben. Daarom een paar tips voor iedereen die over email zaakjes moet regelen.1. Één vraag per mail: Mail sturen kost niks. Hou je daarom altijd bij één vraag per email. Vraag niet in dezelfde mail of de meeting vanmiddag doorgaat, en waar de factuur blijft: bijna altijd wordt dan maar één onderwerp goed beantwoord Grote kans dat je voor die factuur toch nog een extra mail erachteraan moet sturen, omdat de ontvanger alléén inging op de vraag over de meeting.

1. Goede replies sturen: Outlook is vaak zo ingesteld dat de replies helemaal verknipt zijn. Vraag iemand om outlook goed voor je in te stellen, zodat je niet met rare kleurtjes, of HOOFDLETTERS hoeft te antwoorden.
2. Schrijf tussen de regels door: Als je mailprogramma goed is ingesteld, zie je zaken als``Op 12 Augustus 2007 schreef u:> Zullen we vanmiddag even een hapje eten en de agenda dan doornemen?Is goed. 12 uur?> Ik heb al een en ander gemaakt.

Prima! Zou je dat voor die tijd even op kunnen sturen, dan kan ik er nog even naar kijken?``De conversatie blijft duidelijk, je antwoord staat bij de vraag, je opmerkingen bij datgene waarover je de opmerking maakt. Is altijd stukken beter dan antwoorden als “over het feit dat je al iets klaar had: kun je dat even doorsturen”. Bovendien vergeet je veel minder snel om alles te beantwoorden, als je tussen de regels door schrijft.

1. Schrijf je antwoord ónder het origineel:is heel vervelend!Een gesprek achterstevoren lezen, De reden daarvoor is eenvoudig:
2. Kies goede onderwerpen: Ik bouw websites en krijg daarom heel veel mail van klanten met onderwerpen als “Website”. Natuurlijk gaat het over je website, anders mailde je mij niet! Kies je onderwerp goed, zodat de ontvanger, zonder de mail te openen, precies weet waarover het gaat. Ook in de toekomst is zo je mail heel makkelijk uit de archieven te vissen.
3. Verander het onderwerp: Vooral als je emails krijgt met veel verschillende vragen is het van groot belang je antwoord van een correct onderwerp te voorzien. Bijvoorbeeld Meeting budget AKZ portal (was: re: allerlei vragen). Maar ook als de conversatie verandert is het aanpassen van het onderwerp belangrijk.
4. Begin nieuwe threads: De betere mailprogramma’s kunnen een conversatie hierarchisch weergeven. Ook als je de origininele mail leegmaakt en het onderwerp verandert verschijnt hij in de betere lezers in de originele conversatie. Begin daarom voor nieuwe onderwerpen gewoon een nieuwe email en druk niet uit luiheid op reply. En begin niet zomaar een nieuwe mail voor een antwoord dat eigenlijk in de discssie thuishoorde: daarvoor heb je de reply wél nodig.
5. Gebruik aan, CC en BCC: In aan: zet je diegenen van wie je ook antwoord verwacht. In CC diegenenen die niet hoeven te antwoorden, maar die wél op de hoogte gebracht moeten worden, zo weten ook de ontvangers dat anderen ervan op de hoogte zijn. In BCC zet je diegenen die jij wél op de hoogte wilt houden, maar waarvan de andere ontvangers dit niet hoeven (of mogen) weten.